試算表怎麼自己算答案？用四個 Excel 函數整理班級資料

你整理班級圖書時，不必把每本書的頁數逐一按進計算機。把資料放進Excel後，只要範圍選對，公式就能幫你計算。

它是一種由微軟公司推出的試算表軟體。它像一張有很多小格子的電子表格。

這篇用一張虛構的班級圖書表練習。表裡沒有真實同學的資料。

先認出公式要讀哪些格子

表格裡每個小格子都有地址。這種小格子叫做「儲存格」。

A1就是A欄和第1列交會的格子。字母代表直欄，數字代表橫列。

A1:A10代表從A1到A10，共10個直排的格子。冒號把範圍的起點和終點連起來。

寫在格子裡的計算指令，叫做公式。微軟文件說，函數的寫法從等號、名稱和括號開始。

Excel也事先寫好一些計算工具，叫做函數。括號裡交給函數的資料，叫做「引數」。

例如，=SUM(C2:C11)裡的範圍就是引數。它告訴SUM要讀C欄的10個格子。

用一張班級圖書表練四個任務

先想像表格裡有10本書，每本書占一列。A欄放書號，B欄放書名，C欄放頁數。

D欄放圖書類別，E欄記錄是否歸還。你可以在G2輸入想找的書號。

G2也就是G欄和第2列交會的格子。它只是這次練習選定的位置。

SUM把一段數字加起來

它是一個加總工具。它會把選定的數字加起來。

=SUM(C2:C11)會合計10本書的頁數。C2:C11也就是10個頁數格子。

微軟文件說，SUM能加入數字、格子或一段範圍。這次的範圍是C2到C11。

如果不小心選到C12，總數就可能多算。算完可以抽兩本書，用計算機重新加一次。

IF照條件顯示兩種結果

它是一個條件工具。它會照條件顯示兩種結果。

=IF(E2="已歸還","完成","要確認")

E2就是要檢查的狀態格子。文字相同時，畫面顯示完成。

如果文字不同，畫面就顯示要確認。微軟文件把IF寫成一個條件和兩種結果。

公式裡的中文字要放在引號中。資料若寫成已還，就不會等於已歸還。

COUNTIF數出符合條件的格子

它是一個計數工具。它會數出符合一個條件的格子。

=COUNTIF(E2:E11,"已歸還")

E2:E11就是10筆歸還狀態。結果代表已歸還的書有幾本。

微軟文件說，COUNTIF一次使用一個條件。範圍和條件都要寫進括號。

如果有些格子寫「歸還」，有些寫「已歸還」，兩者會分開計算。所以同一種狀態要用相同文字。

XLOOKUP拿書號找回書名

它是一個查找工具。簡單說，它拿著一個編號到表格裡找資料。

=XLOOKUP(G2,A2:A11,B2:B11,"找不到")

A2:A11就是找書號的範圍。B2:B11會帶回同一列的書名。

找不到時，畫面會顯示找不到。這讓讀表的人知道發生了什麼。

A欄和B欄要逐列對齊。否則公式可能拿到別本書的名字。

如果省略畫面提示，Excel會顯示#N/A。它的意思是找不到相同資料。

函數有答案，為什麼仍要檢查？

Excel算出一個數字，只代表它照公式做完了。它不知道你原本想算哪幾列。

先看公式是否以等號開始，再看名稱和括號。#NAME?的意思是Excel認不出名稱。

接著把範圍用滑鼠框起來。確認起點、終點和欄位都放了正確資料。

數字如果被當成文字，計算也可能不如預期。看起來像數字，不代表Excel真的把它當數字。

最後換一筆資料，再看答案是否跟著改變。這能幫你發現公式讀錯地方。

把檔案交給別人前，先問版本

Excel名稱後的年份，代表不同版本。不同版本不一定有相同函數。

微軟註明，XLOOKUP不適用Excel 2016和2019。這兩個版本打開檔案時，公式可能不能使用。

所以交作業或共用檔案前，要先問對方的版本。也要保留原始資料，方便改用別的方法。

四個函數怎麼選

先描述任務，再挑函數。下表把四種工作排在一起。

要完成的任務	函數	先確認的地方
算出10本書共有幾頁	SUM	C2到C11都是頁數
依歸還狀態顯示提醒	IF	E欄的文字寫法相同
數出已歸還的書	COUNTIF	條件文字是已歸還
用書號找回書名	XLOOKUP	A欄和B欄逐列對齊

想把數字合起來，就先看SUM。想依一個條件顯示結果，可以看IF。

想知道某種資料有幾筆，可以看COUNTIF。想用編號找回另一欄，就看XLOOKUP。

選好函數後，仍要說得出它讀哪裡、算什麼。也要知道結果會放在哪個格子。

用小表格練一次

先做一張只有5本書的表。5筆資料就像一隻手的5根手指，容易逐筆核對。

第一輪用SUM算總頁數。第二輪改一個頁數，看看總數有沒有跟著變。

第三輪用IF和COUNTIF處理歸還狀態。最後再用XLOOKUP輸入書號找書名。

每做完一輪，就自己算一遍。兩個答案不同時，先找範圍、文字和版本。

常見問題

第一次該先學哪個函數？
先學SUM，因為它最容易看見範圍和結果。接著再依任務學另外三個。

公式沒有錯誤訊息，就一定算對嗎？
不一定。範圍選錯或原始資料打錯，仍可能得到一個看似正常的答案。

背下四條公式就學會了嗎？
還不夠。你要能說明每個範圍讀了什麼，也要用少量資料重新核對。